Smarter Office Platform

Inleiding

Uit cijfers van het CBS blijkt dat er in 2018 in totaal 3,3 miljoen mensen in Nederland thuiswerkten. Van deze 3,3 miljoen werkten 2 miljoen thuis op basis van een vaste werkdag of incidenteel. De verwachting is dat het aantal thuiswerkers in de komende periode alleen nog maar zal toenemen, mede ingegeven door de coronacrisis waar we momenteel mee worden geconfronteerd.

Thuiswerken en Veiligheid

De ervaringen die we momenteel opdoen door het verplicht moeten thuiswerken gaan absoluut bijdragen aan een nieuwe kijk op werken. Hierbij zal de kijk op thuiswerken en de hiermee samenhangende voordelen alleen maar toenemen. Recent onderzoek vanuit onder andere dagblad Trouw heeft echter aangetoond dat thuiswerken zeker niet altijd veilig is.

Dit onderzoek, waarbij de veiligheid van veelgebruikte applicaties werd onderzocht, toont aan dat veel software om vanuit huis mee te werken is blijven hangen in de jaren negentig. Het artikel geeft aan dat we elke dag voortdurend door het oog van de naald kruipen en dat het in feite wachten is tot er van de aanwezige kwetsbaarheden misbruik wordt gemaakt.

Oorzaken van Onveiligheid

De achterliggende oorzaak is dat bedrijven zich met thuiswerkmogelijkheden vaak onvoldoende achter de oren krabben of het voldoende veilig is. Zo wordt er bijvoorbeeld niet gekeken naar de devices die een medewerker gebruikt en of deze veilig zijn. Ook zijn er vaak beperkte thuiswerkpolicies met betrekking tot de uitvoer van updates van systemen.

Hierdoor kan de organisatie mogelijk niet voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of vaktechnische richtlijnen, voorgeschreven of aanbevolen door brancheorganisaties (bijv. de Orde van Advocaten).

Kostenaspecten

Los van de security zit er ook een kostenplaatje aan dit alles. Bedrijven zoals Microsoft bieden met Office365 een cloudoplossing die volgens hen makkelijk valt op- en af te schalen. Microsoft geeft hierbij aan dat je enkel betaalt waarvoor de licentie wordt gebruikt, namelijk per gebruiker.

Tegelijkertijd blijkt in de praktijk dat er licenties blijven rondzweven waarvoor wel wordt betaald maar die niet gebruikt worden.

Behoefte aan Inzicht

Er is dan ook een behoefte aan een tool die direct inzicht kan verschaffen in de kosten en trends per gebruiker, team en applicatie. Ook is het vanuit securityperspectief belangrijk dat bedrijven de mogelijkheid wordt geboden om hun IT-omgevingen uit te rollen en te beheren, rekening houdende met alle security- en compliancy richtlijnen.

Onderzoeksdoel

Eshgro wil in dit haalbaarheidstraject gaan onderzoeken of het technisch en economisch haalbaar is om een platformapplicatie te ontwikkelen die hierin voorziet.

Beoogde Functionaliteiten

Het beoogde platform, genaamd Smarter 365 Platform (SMARTER365), moet:

• Het mogelijk maken om Office365-omgevingen geautomatiseerd uit te rollen. Een nieuwe gebruiker logt in op zijn laptop en vervolgens wordt de gehele omgeving geautomatiseerd ingericht en vormgegeven, rekening houdende met de voor deze gebruiker noodzakelijke applicaties en de huisstijl van het bedrijf.
• Inzicht geven in de kosten per gebruiker en het aantal devices aangemeld per gebruiker. Ook moet de tool in staat zijn om inactieve accounts en devices met een enkele klik op de knop te deactiveren.
• Het geautomatiseerd uitrollen van devices conform voorgeconfigureerde security standaarden aanbieden en inzicht geven in de compliancy per device.